21 respostas prontas para a secretária da sua clínica

Boa tarde, [nome]! Aqui é a [secretária], do consultório do(a) Dr(a). [Nome]. Vi que você está procurando saber mais sobre as consultas. Quer que eu te explique como funciona e já veja a disponibilidade da agenda desta semana?

Modelo da Débora, a secretária virtual que a GUFO montou para uma psiquiatra: cumprimenta conforme o horário, mostra que entendeu o pedido e já termina puxando para a agenda.

A consulta com o(a) Dr(a). [Nome] dura [tempo] e acontece [presencialmente em (local) / online pelo (plataforma), com o link enviado antes do horário]. Durante a consulta, o(a) doutor(a) conversa sobre [o que é avaliado: queixas atuais, histórico, tratamentos anteriores, hábitos]. Depois da consulta, você tem [diferencial do pós-consulta: retorno incluso, receita digital, orientações por escrito]. O valor é R$ [valor]. Pagamento por [formas de pagamento]. Emitimos nota fiscal, caso precise. Tenho [dia] às [hora] ou [dia] às [hora]. Qual fica melhor para você?

O paciente entende o que a consulta entrega antes de ler o preço, o valor chega junto com as formas de pagamento e a mensagem termina oferecendo duas datas.

Atualmente, as consultas com o(a) Dr(a). [Nome] são particulares, no valor de R$ [valor], tanto online quanto presencial. Emitimos nota fiscal, que pode ser usada para pedir reembolso ao seu convênio, caso ele ofereça essa possibilidade. Você prefere atendimento presencial ou online?

Modelo da Débora, a secretária virtual que a GUFO montou para uma psiquiatra: o "atualmente" não fecha a porta, o valor vem junto, o reembolso aparece como possibilidade e a pergunta seguinte já leva para o agendamento.

Para [hoje/amanhã] a agenda já está fechada, [nome]. Os próximos horários livres são [dia] às [hora] ou [dia] às [hora]. Qual fica melhor para você? Se abrir uma desistência antes, eu te aviso por aqui.

Entendo, [nome]. O valor da consulta é o mesmo para todos os pacientes, porque inclui [tempo] de atendimento e [diferencial do pós-consulta: retorno incluso, receita digital, orientações por escrito]. O que eu consigo é [condição real: parcelar no cartão / PIX]. Tenho [dia] às [hora] ou [dia] às [hora]. Qual fica melhor para você?

Faz sentido você comparar, [nome]. Na consulta com o(a) Dr(a). [Nome] você tem [tempo] de atendimento e [diferencial do pós-consulta: retorno incluso, receita digital, orientações por escrito]. Muita gente chega aqui depois de já ter passado em outros profissionais sem resolver. Quer que eu veja a disponibilidade da agenda do(a) Dr(a). [Nome] para esta semana?

Claro, [nome], fique à vontade. Só te aviso que os horários desta semana costumam fechar rápido. Quer que eu deixe [dia] às [hora] pré-reservado por 24 horas para você? Se não der, é só me avisar que eu libero.

O pré-agendamento dá um prazo para a decisão sem pressionar.

Entendo, [nome]. Atualmente o(a) Dr(a). [Nome] atende só particular, e o valor é o mesmo para quem tem convênio. Se mudar de ideia, a nota fiscal da consulta pode ser usada para pedir reembolso. Quer que eu te passe como funciona a consulta e os horários desta semana?

Sem discutir com o paciente. Reforça que a consulta é particular, deixa o reembolso como porta aberta e devolve a conversa para a agenda.

Boa tarde, [nome]! Aqui é a [secretária] 😊 Vi que você chamou querendo saber sobre as consultas com o(a) Dr(a). [Nome]. Posso te passar as informações e os valores?

Follow-up de abertura da Débora. Mande só entre 8h e 21h: quem chamou à noite recebe na manhã seguinte.

Boa tarde, [nome]! Aqui é a [secretária] 😊 Te enviei as informações sobre a consulta com o(a) Dr(a). [Nome], mas percebi que não continuamos a nossa conversa. Você ficou com alguma dúvida ou algo te impediu de agendar no momento?

O follow-up principal da Débora. Vai no mesmo dia, enquanto o paciente ainda lembra da conversa. A pergunta abre espaço para ele contar a objeção real.

Oi, [nome]! Ainda tenho [dia] às [hora] ou [dia] às [hora] com o(a) Dr(a). [Nome]. Quer que eu reserve um deles para você?

Depois disso, pare. O paciente que quiser volta pela mesma conversa.

A agenda do(a) Dr(a). [Nome] está completa até [data], [nome]. O primeiro horário livre é [dia] às [hora]. Quer que eu reserve esse e também te coloque na lista de espera, caso abra uma desistência antes?

Oi, [nome]! Confirmando a sua consulta com o(a) Dr(a). [Nome] amanhã, [dia], às [hora], em [endereço ou link]. Você confirma presença?

Oi, [nome], sentimos a sua falta hoje às [hora]. Imprevistos acontecem. Tenho [dia] às [hora] ou [dia] às [hora]. Qual fica melhor para você?

Sem bronca. O paciente que falta e é bem recebido volta.

Sem problema, [nome]. Tenho [dia] às [hora] ou [dia] às [hora]. Qual fica melhor para você?

Duas opções fecham mais rápido do que "quando você pode?".

[Nome], essa é uma pergunta importante e o(a) Dr(a). [Nome] precisa te avaliar para responder com segurança. Tenho [dia] às [hora] ou [dia] às [hora]. Qual fica melhor para você? Se for algo urgente, procure um pronto atendimento.

A secretária não orienta conduta clínica. Isso protege o paciente e o médico.

Oi, [nome]! Vou passar o seu pedido para o(a) Dr(a). [Nome] avaliar e te retorno até [prazo]. Como faz um tempo desde a sua última consulta, quer que eu já veja um horário de acompanhamento? Tenho [dia] às [hora] ou [dia] às [hora]. Qual fica melhor para você?

Entendo, [nome]. O(a) Dr(a). [Nome] está em atendimento agora. Me conta o assunto que eu passo para ele(a) e te dou um retorno até [horário]. Se for algo para conversar com calma em consulta, tenho [dia] às [hora] ou [dia] às [hora]. Qual fica melhor para você?

Oi, [nome]! Aqui é a [secretária], do consultório do(a) Dr(a). [Nome]. Passando para saber como você está depois da consulta de ontem. O(a) doutor(a) pediu retorno em [prazo]. Quer que eu já deixe reservado? Tenho [dia] às [hora] ou [dia] às [hora].

Oi, [nome]! O(a) Dr(a). [Nome] pediu um retorno em [prazo] depois da sua última consulta, e esse prazo chega em [data]. Tenho [dia] às [hora] ou [dia] às [hora]. Qual fica melhor para você?

Oi, [nome], tudo bem? Faz um tempo desde a sua última consulta com o(a) Dr(a). [Nome] e lembramos de você. Quer que eu veja a disponibilidade da agenda do(a) Dr(a). [Nome] para esta semana?